Formaliste notaire

Chaque étude notariale comprend au moins un formaliste ou « clerc aux formalités ». Il représente une fonction centrale de l’office et est présent dans la plupart d’entre eux. Il intervient après la signature des actes, afin de les rendre opposables et d’assurer leur enregistrement.

Pour une grande ville comme Bruxelles, ce métier est plébiscité par de nombreux jeunes en quête de formation pour se préparer un brillant avenir. Si cette profession vous intéresse, voici les points essentiels à retenir.

Les missions du formaliste à Bruxelles

Il s’agit d’un poste clé de l’étude notariale, puisque le formaliste assure la transmission des actes signés aux différentes administrations afin d’assurer leur efficacité. Le site https://in-deed.be/ soutient même qu’il est le responsable des formalités postérieures, jusqu’à la délivrance de la copie de l’acte au client.

Il a pour mission de rassembler les pièces administratives, de vérifier le contenu des actes et d’effectuer les formalités de dépôts des actes notariés (vente immobilière, statut de société, donation…) auprès des administrations publiques.

Concernant les actes relatifs à une vente immobilière, le formaliste est chargé de toutes les démarches de publicité foncière et d’enregistrement des actes auprès des bureaux des hypothèques et des services fiscaux.

Les actes portant mutation d’un bien immobilier sont déposés au service de publicité foncière pour la formalité fusionnée. L’acte est tout d’abord enregistré, le montant des droits acquittés, puis l’acte est publié afin d’en donner connaissance aux tiers.

missions du formaliste

Qualités requises pour exercer cette fonction

Dans les petites études, le formaliste peut être chargé de l’archivage des actes et des dossiers, ainsi que de la confection des copies. Il est souvent responsable de la gestion électronique des documents, en plus de la tenue des registres et de l’intervention auprès de la greffe de tribunaux de commerce.

De par toutes ces missions, ce métier requiert de la rigueur, du respect des délais, d’une connaissance des pratiques d’administrations, de connaissances des outils modernes et d’un sens des responsabilités.

Aussi, un bon formaliste doit respecter le secret professionnel, être rapide et rigoureux, en plus d’être doté d’un bon relationnel avec les administrations comme avec les clercs de l’étude. C’est un poste à la fois technique et relationnel qui nécessite des années d’expérience pour une totale maîtrise.

Se former au métier de formaliste

Diplômé d’un baccalauréat (général, technologique ou professionnel), ou d’un niveau baccalauréat (sélection sur dossier), le futur formaliste se formera par voie scolaire avec deux années de préparation à l’Institut National des Formations notariales ou dans un lycée public ou privé sous contrat intégrant un stage non rémunéré de 3 mois dans un office notarial.

Il pourra alors se présenter à l’examen du Brevet de technicien supérieur collaborateur juriste notarial délivré par le ministère de l’Éducation nationale. Cette formation conduit aux examens organisés par le rectorat.

Elle permet l’obtention du certificat de qualification professionnelle. Par ailleurs, ce titre est obtenu par la voie de la validation des acquis de l’expérience, après trois ans équivalents en temps plein dans l’activité.

Dans tous les cas, la persévérance et le professionnalisme sont de mises afin d’exceller dans ce domaine, que ce soit à Bruxelles ou dans une autre ville.